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Office manager

Descriptif du poste: 

Oslandia est une société de service en informatique spécialisée dans les logiciels de système d’information géographique opensource.
SAS générant un chiffre d'affaires d'environ 1,5 M€, Oslandia organise son activité autour de 3 types de prestations : conseil, développement et formation.
Forte de 10 années d’existence, la société compte aujourd’hui 16 collaborateurs, dont 14 de profil ingénieurs-développeurs, répartis en télétravail sur toute la France.
L'organisation interne et le modèle managérial de l'entreprise reposent à la fois sur une forte autonomie des collaborateurs et un modèle collaboratif à distance approfondi induisant une implication individuelle forte dans le projet d'entreprise. Valeurs de l'open source, excellence technique, transparence, entraide et cohésion d'équipe font partie des ingrédients forts de la culture d'entreprise.
L'entreprise dispose de bureaux partagés à Lyon (centre-ville), où sont basés le dirigeant, la chief office manager et une assistante en contrat de professionnalisation (alternance). Ces fonctions support sont complétées par plusieurs rôles contribuant au pilotage et à l'organisation de l'activité : responsable avant-vente, responsable de production et responsable planification.

 

Oslandia recherche pour étoffer ses fonctions support actuelles un.e office manager expérimenté.e, de préférence basé.e à Lyon (possibilité de télétravail).

 

Missions confiées

Gestion administrative et financière

  • Qualification et affectation des appels et mails entrants
  • Gestion administrative des relations clients: demandes de documents administratifs ou dans le cadre de réponses aux appels d’offre, suivi des contrats et commandes, facturation, suivi des encaissements, relances des paiements en attente
  • Gestion et suivi comptable (en relation avec le cabinet d'expertise comptable de la société) : comptabilité mensuelle, suivi de la trésorerie, relations avec les banques
  • Gestion administrative des relations fournisseurs : négociation et suivi des contrats, analyse des offres et mise en concurrence, paiement des factures
  • Diverses démarches administratives liées à l'activité de la société

 

Gestion administrative du personnel

  • Préparation des éléments variables de la paie, en relation avec le cabinet en charge de la gestion de la paie de la société
  • Suivi des visites médicales
  • Suivi des congés
  • Gestion des débuts et fin de contrats : rédaction des contrats et avenants, suivi des renouvellements périodes d'essai
  • Traitement des notes de frais
  • Suivi des contrats Mutuelle et Prévoyance d’entreprise
  • Réponses aux demandes administratives individuelles des salariés
  • Mise en place des actions de formation continue
  • Mise à jour des dossiers individuels
     

Gestion administrative des prestations de formation

  • Conventions de formation, convocations, attestations de présence
  • Facturation et interactions avec clients et OPCO
     

Gestion des services généraux

  • Gestion des bureaux : colocation, location de la salle de formation, achats et gestion des stocks
  • Achats et gestion des stocks de matériel pour l'ensemble de l'équipe en télétravail
  • Organisation logistique de séminaires et évenements

     

Compétences recherchées

Nous ne recherchons pas de formation spécifique, et serons davantage attentifs aux compétences acquises par l'expérience (a minima 3 années) dans des fonctions proches ou similaires

  • Polyvalence
  • Administration du personnel
  • Gestion de budget
  • Maîtrise des logiciels bureautiques
  • Très bon niveau rédactionnel
  • La maîtrise de l'anglais, écrit comme oral, serait un plus
  • Une expérience du travail à distance serait un plus

 

Qualités humaines recherchées

  • Organisation, rigueur
  • Aisance relationnelle
  • Réactivité et gestion des priorités

 

Conditions

  • CDI
  • Temps plein
  • Rémunération entre 30 et 40 K€ annuels en fonction du profil et de l’expérience
  • Poste basé à Lyon avec télétravail partiel possible

     

Nous offrons

Oslandia est une société au modèle organisationnel atypique, avec des valeurs affirmées et une cohérence forte entre son objectif de développement des outils OpenSource et son mode de fonctionnement interne.

Nous offrons un pack de rémunération composé notamment des aspects suivants :

  • Salaire en fonction de l’expérience
  • Transparence salariale interne
  • Accord d’intéressement collectif
  • Mutuelle d’entreprise fortement couvrante intégrant les ayant-droits prise en charge à 75% par l’entreprise
  • Temps partiel possible à terme
Lieu du poste à pourvoir: 

Details offre emploi

Type d'offre:
Emploi
Type de contrat:
CDI
Document à télécharger:
Nom / Prénom:
Cartillier Jeanne
Téléphone direct:
01 86 95 93 30
Courriel:
info@oslandia.com